Документооборот и делопроизводство

Приложение 20. Виды документов с указанием сроков хранения

Срок храненияВиды документов
Постоянно
  • Постановления, решения, рекомендации высшего органа организации (общего собрания, съезда, конференции, трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков)
  • Постановления, решения, рекомендации коллегиального исполнительного органа организации (совета арендаторов, правления, совета директоров, дирекции)
  • Учредительные документы (устав фирмы, учредительный договор и др.)
  • Проекты устава; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, заключения, переписка) по его разработке
  • Положения
  • Проекты положений об органах управления организации
  • Приказы по основной деятельности, распоряжения, указания руководителя организации
  • Протоколы заседаний и собраний акционеров, учредителей, совета директоров, трудового коллектива и т.д.
  • Образцы акций
  • Журналы (книги) учета работы с акциями
  • Реестр акционеров
  • Список пайщиков
  • Список аффилированных лиц
  • Список лиц, имеющих право на получение дивидендов
  • Журнал учета акционеров
  • Дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр акционеров, проспект эмиссии и др.)
  • Свидетельства о регистрации организации
  • Лицензии, квоты
  • Договор о слиянии, разделении, присоединении организации
  • Договоры с членами коллегиальных исполнительных органов, руководителем, аудитором
  • Договоры на аренду, наем и оперативное управление объектами госсобственности
  • Книги регистрации договоров
  • Проекты договоров; документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по их разработке
  • Штатное расписание
  • Проекты штатного расписания; документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по его разработке
  • Акты ревизий и проверок фирмы государственными инстанциями, о ликвидации, передаточные, приемо-сдаточные
  • Правила, инструкции, методические указания, разработанные организацией
  • Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации
  • Доклады, докладные записки по основной деятельности организации
  • Отчеты о командировках
  • Предложения (письма) организации в государственные, муниципальные органы
  • Документы (протоколы, стенограммы, доклады, тезисы, переписка) об организации и проведении различных мероприятий: конференций, съездов, семинаров, собраний и др., касающихся основной деятельности организации
  • Документы (обзоры, исторические справки, газетные и журнальные статьи, заметки) по истории организации
  • Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы об организации
  • Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество
  • Заключения по серьезным нарушениям в соблюдении трудового законодательства
  • Переписка по существенным конфликтам, спорам, претензиям
  • Номенклатура дел организации, классификаторы, перечни документов, описи дел постоянного хранения, акты о выделении документов к уничтожению
  • Документы (обзоры, справки) о составе и содержании документов организации
  • Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов
  • Переписка по основным вопросам защиты информации
  • Прогнозы (перспективные планы) деятельности организации
  • Концепции развития организации
  • Долгосрочные экономические нормативы и лимиты
  • Бизнес-планы
  • Диагностика деятельности организации (аналитические обзоры, анализы выполнения планов)
  • Госзаказы
  • Планы экономического и социального развития организации
  • Годовые планы организации по всем основным видам деятельности
  • Прейскуранты, ценники, тарифы, разработанные организацией
  • Справки, расчеты по прогнозированию и совершенствованию цен на перспективу
  • Годовые (сводные) планы, отчеты, балансы, анализы
  • Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, объяснительные записки к ним
  • Аудиторское заключение
  • Налоговые декларации
  • Документы (акты, заключения, сведения, ведомости, расчеты и др.) по оценке основных фондов; по определению износа основных средств; по расчету оценки стоимости имущества и др.опросам производственной деятельности организации
  • Сметы
  • Лимиты
  • Проспект эмиссии акций
  • Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, разработанные организацией
  • Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)
  • Протоколы (стенограммы) встреч, переговоров, отчеты
  • Контракты, договоры, соглашения об установлении экономических связей с другими организациями
  • Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам
  • Аналитические, информационные обзоры (доклады по основным вопросам деятельности, составленные организацией)
  • Маркетинговые исследования
  • Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, каталоги, путеводители, буклеты, акты экспертизы , отзывы, отчеты; дипломы) об участии в выставках, ярмарках, презентациях
  • Документы (буклеты, плакаты, статьи) по рекламе деятельности организации
  • Коллективный договор
  • Документы (сведения, рапорты) о трудовых конфликтах
  • Нормы, нормативы, тарифно-квалификационные справочники, ставки, разработанные организацией
  • Документы (акты, заключения, отчеты, справки, переписка) о производственных авариях и несчастных случаях
  • Записки о приеме, переводе, увольнении работников
  • Учебные планы
  • Программы, разработанные организацией
  • Списки поставщиков и потребителей
  • Протоколы разногласий по договорам
  • Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов
  • Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в постоянное или временное пользование, аренду
  • Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, обязательств, справки, отчеты) о благотворительной деятельности...
75 лет ЭПК
  • Личные дела
  • Личные карточки (Т2, Т2А)
  • Приказы о движении кадров
  • Лицевые счета на выдачу заработной платы
  • Контракты с работниками организации ...
10 лет ЭПК
  • Документы (справки, сведения, переписка) о разработке и изменении цен
  • Документы (доклады, справки) о проведении встреч (переговоров)
  • Документы (проекты, предложения, заключения, замечания) по подготовке контрактов, договоров, соглашений
  • Документы (предложения, рекомендации, справки, расчеты, докладные записки, сведения) о разработке планов и выполнении планов экономического сотрудничества
  • Документы (доклады, справки, сведения) об улучшении условий труда и состоянии техники безопасности
  • Протоколы ревизионных комиссий...
5 лет ЭПК
  • Лицевые счета акционеров
  • Договоры с Российскими фирмами
  • Свидетельства о внесении вкладов, паев
  • Листы-подтверждения о доле в стоимости имущества товарищества
  • Договоры на оказание юридических услуг
  • Документы по разработке планов
  • Переписка по основным вопросам планирования и финансирования
  • Документы (расчеты, справки, таблицы, заключения, анализы) о финансировании всех видов деятельности организации
  • Бухгалтерские регистры (Финансовые документы могут быть уничтожены после проведения по ним ревизии)
  • Акты технического состояния зданий
  • Договоры об организации и эксплуатации внутренней связи в организации
    Акты о нарушении правил внутреннего распорядка
  • Договоры о медицинском и санитарно-курортном обслуживании работников организации
  • Документы (сведения справки, переписка) о покупке и аренде жилых помещений для сотрудников организации
  • Переписка о благотворительной деятельности....
3 года
  • Основная часть справочно-информационных документов, в т.ч. переписка по организации досуга работников организации, квартальные планы, отчеты, балансы и т.д.

Срок хранения регистрационных форм совпадает со сроком хранения документов.