Основы управленческой деятельности
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:
- получение информации и ее обработка;
- анализ, подготовка и принятие решений;
- выполнение решений;
- учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».1 Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:
- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
- организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
- координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;
- передача документов внутри и между структурными подразделениями;
- создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;
- разработка и использование унифицированных форм документов;
- организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
- регистрация документов;
- организация хранения и использования документов;
- организация контроля исполнения документов;
- проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.
Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.
Основные (административные) функции управления:
- планирование,
- организация,
- координация, контроль.
Специальные функции управления:
- финансирование,
- учет,
- снабжение.
Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Система ОРД включает в себя три документационных массива:
- Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).
- Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).
- Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).
В учебном пособии рассматриваются вопросы составления, оформления, регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации, хранения организационно-распорядительных документов.
1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.1, п.1.