Формирование дел
Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»1.
Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»2.
При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):
- номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;
- предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;
- авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;
- корреспондентский;
- по грифу ограничения доступа к документу (13).
Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.
Основной признак группировки документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.
Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.
При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.
- В дело помещаются:
- исполненные документы;
- правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;
- один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);
- документы одного года (за исключением переходящих дел3).
- Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию («План работы... на 1998 год», «Отчет о работе... в 1998 году» должны храниться в делах 1998 года).
- Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.
- Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.
1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.71.
3 Переходящим называется дело, документы которого отражают решение вопроса, которое длится более одного года (устав фирмы, уголовное дело и т.д.). Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.