Движение входящих документов
Схема движения входящих документов
Движение входящих документов показано на рис. 2, где цифрами и буквами обозначено:
. 2. Схема движения входящих документов
| I | Руководитель (директор) |
| II | Исполнитель (структурное подразделение) |
| а | Экспедиционная обработка |
| b | Предварительное рассмотрение, сортировка |
| с | Регистрация |
| d | Распределение (разметка) |
| е | Перераспределение (переметка) |
| 1 | Корреспонденция |
| 2 | Документы, регистрируемые службой ДОУ |
| 3 | Документы, нерегистрируемые службой ДОУ |
Экспедиционная обработка корреспонденции
Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.
В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.
Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.
Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:
- если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);
- если на документе вообще отсутствует дата;
- если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;
- если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.
Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.
Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.
Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).
На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.
Предварительное рассмотрение. Сортировка
При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:
- документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;
- документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.
Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (приложение). Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений (Порядок регистрации рассматривается в разделе «Регистрация документов»).
Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.
Распределение
Зарегистрированные документы распределяются на две группы:
- документы, которые должны быть представлены руководителю;
- документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.
Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:
- важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
- срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).
Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).
Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время. Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16). Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение. Перераспределение
На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.