Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.
Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
Перечень документов, подлежащих утверждению
- Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
- Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
- Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
- Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
- Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
- Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
- Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
- Структура и штатная численность
- Сметы (расходов, использования средств и т. д.)
Перечень документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.
- Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
- Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
- Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
- Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
- Заявки (на оборудование и т. д.).
- Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
- Командировочные и другие служебные удостоверения.
- Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
- Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
- Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
- Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
- Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
- Свидетельства об открытии представительств.
- Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
- Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
- Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
- Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
- Характеристики.
- Штатные расписания и изменения к ним.
Перечень документов, не подлежащих регистрации
В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.
- Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
- Графики, наряды, заявки.
- Сводки и информация, присланные для сведения.
- Учебные планы, программы.
- Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
- Прейскуранты, прайс-листы.
- Технические условия.
- Нормы и нормативы расходов материалов.
- Поздравительные письма.
- Пригласительные билеты.
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
- Формы статистической отчетности.
- Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
- Объяснительные записки.
Форма журнала регистрации входящих документов
Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".
Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
| № входящего документа | Дата | Исходящий номер | Отправитель | Заголовок или краткое содержание | Исполнитель | Подпись исполнителя |
| 7-03/145 | 19.11.01 | 165 | АО "МММ" | Об увеличении объемов работ | Фролов | |
| 7-03/146 | 19.11.01 | 17501 | МГТС | Об оплате счетов | Сергеев |
В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы на ПК.
Рекомендуется учетные файлы создавать в виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.
Для регистрации документа в электронном виде создается таблица в книге Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись. При вводе записи в виде формы (команда Форма в меню Данные) появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы.
Для бумажного варианта регистрационной карточки можно создать соответствующую таблицу в приложении Word.
Образец Карточки регистрации документов на ПК
| Регистрационная карта входящих документов | |||
| Краткое содержание | Дата поступления | ||
| Автор отправитель | Исходящий номер | Исполнитель | |
| Тема | Дата документа | Срок исполнения | |
| Резолюция | Номер дела | ||
| Дополнительные сведения | |||
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
К исходящим документам относятся: распорядительные документы предприятия, письма в адрес иных организаций и граждан, приказы, издаваемые предприятием в процессе осуществления своих полномочий.
Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению.
Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.
| № исходящего документа | Дата | Получатель | Краткое содержание | Исполнитель | Отметка об исполнении |
| 7-04/305 | 12.11.01 | ЗАО "НЭЛС" | О закупке мебели | Сидоров | |
| 7-04/306 | 12.11.01 | АО "Техникс" | О пролонгации договора № 15/01 | Фролов | |
| 7-04/307 | 13.11.01 | ООО "ТТТ" | Об аренде помещения | Сидоров |
Форма журнала регистрации приказов
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например приказ № 5, протокол № 3 и т. п.
Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.
Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.
| № п/п Регистрационный номер | Дата | Кто подписал | Заголовок или краткое содержание | Ознакомлены | Отметка об исполнении |
| 11 | 02.02.02 | Павлов В. В. | О приобретении ВТ | Стасова А. 0. |
Форма журнала регистрации заключенных договоров.
Журнал регистрации заключенных договоров необходим для формирования плана работ, контроля за выполнением договоров и за проведением выплат по договорам.
Таблица заполняется для разных типов договоров: договоров на выполнение работ, на приобретение вычислительной техники, договоров на услуги, финансовых и кредитных договоров.
| № п/п | Номер договора Тип договора | Дата заключения | Название договора | Состояние | Заказчик | Исполнитель | Стоимость (руб) |
| 1 | 12/услуги | 05.02.01 | Комму-нальные услуги | Дейст вующий | ЗАО "Север" | АОЗТ "Луч" Савин В. В. | 12500 |
Номенклатура дел предприятия
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все дела структурных подразделений предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структур подразделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем - переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.
Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия. В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
Наименование предприятия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
АОЗТ "Север" УТВЕРЖДАЮ
№11 Генеральный директор
ЗАО "Север"
на 2001 год Подпись Северов В. В.
03.12.2001
| Индекс деля | Заголовок дела (тома) | Кол-во дел (томов) | Срок хранения дела (тома) и статьи по перечню | Примечание |
| 1. Секретариат | ||||
| 1-1 | Устав предприятия | 1 | постоянно, ст. 13 | |
| 1-2 | Штатное расписание | 1 | постоянно, ст. 1 3 | |
В 2001 г. заведено дел. _________________________
(цифрами и прописью)
Референт Подпись В. И. Иванов
Зав. архивом Подпись И. О. Снегова
Опись дел
При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.
Каждое дело в описи получает своей порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива.
ОПИСЬ ДЕЛ №
за _________ год
| №п/п | Индексы дел | Заголовки дел | Дата дела | Количество листов в деле | Примечание |
| 1 | 1/22 | Приказы | 01.02.01. | 1 | |
| 2 | 3/протокол | Протокол собрания акционеров | 2 |
В опись включено ___ дел с №__________
(цифрами)
Должность Подпись И.О. фамилия
Итоговую запись к описи за _____________ года заверяю.
Наименование должности лица,
ответственного за работу с документами Подпись И.О. фамилия
Председатель экспертной комиссии
СОГЛАСОВАНО Подпись И.О. фамилия
Наименование должности руководителя Подпись И.О. фамилия
Внутренняя опись
Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т, п.).
Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.
Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.
внутренняя опись
00.00.2001
документов дела №
| №п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | №№ листов дела | Примечание |
| 1 | 1/173 | 01.03.01 | протокол | 2 | |
| 2 | 3/173 | 02.03.01 распоряжение 2
Итого _______________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __
Должность Подпись И. О. Фамилия