Документооборот и делопроизводство

Приложение 15. Примерная должностная инструкция секретаря-референта

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ

                  Директор
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
___________№_____________		                  И.О. Фамилия
                  ______________________
Москва 
Секретаря референта 
 
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

      1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
      1.2. Основными задачами секретаря-референта являются документационное и организационное обеспечение управленческой деятельности.
      1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
      1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
      законодательными актами РФ;
     Уставом предприятия;
     Положением о функциональных службах предприятия;
     приказами (указаниями) руководства предприятия;
     нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
     настоящей должностной инструкцией.
      1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
      1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
      перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
      организации работы с документами, составления документации;
      организации управленческого труда;
      применение средств вычислительной и организационной техники;
      культуры труда и служебной этики;
      охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

      На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
      2.1. Справочно-информационное обслуживание по документам предприятия.
      2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
      2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
      2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
      2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
     Секретарь-референт должен:
      3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов.
      3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации.
      3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
      3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
      3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
      3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта, Интернет и т. п.).
      3.7. Вести прием посетителей.
      3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
      оформление приказов по личному составу;
      оформление личных карточек формы Т-2 (Т-2А) или личных дел;
      оформление трудовых книжек;
      оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
      оформление командировочных документов;
      оформление листов нетрудоспособности;
      ведение табеля учета рабочего времени;
      выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
      3.9. Обеспечивать изготовление документов и копировально-множительные работы с применением современных средств офисной оргтехники.
      3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
      3.11. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
     Секретарь-референт имеет право:
      4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
      4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
      4.3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97).
      4.4. Визировать управленческие документы в рамках своей компетенции.
      4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
      4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
      4.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».
      4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
      4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
      Секретарь-референт несет ответственность за:
      5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
      5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и контролю исполнения документов.
      5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
      5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
  
  
Заведующий канцеляриейИ.О. Фамилия