Документооборот и делопроизводство

Операции с файлами

Создание папок

Перед началом работы на ПК следует создать структуру папок для сохранения файлов.

Папка всегда создается в окне папки, в которой она будет находиться. Для создания папки следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть окно папки, в которой будет создаваться новая папка.
  2. В пустом месте окна щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду Создать - Папку.
  3. С использованием клавиатуры ввести имя создаваемой папки.
  4. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в пустом месте окна.

Создание файлов

Обычно файлы создаются с помощью прикладных программ (MS Word, MS Excel и др.). Однако, некоторые типы файлов можно создать без запуска соответствующей программы.

Файл создается в окне папки, в которой он будет находиться. Для создания файла следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть окно папки, в которой будет создаваться файл.
  2. В пустом месте окна щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду Создать и в появившемся подчиненном меню выбрать желаемый тип файла.
  3. С использованием клавиатуры ввести имя создаваемого файла.
  4. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в пустом месте окна.

Переименование папок и файлов

Для переименования папки или файла следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть окно папки, в которой располагается переименовываемый объект.
  2. Щелкнуть по значку объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Переименовать.
  3. С использованием клавиатуры ввести новое имя объекта.
  4. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в пустом месте окна.

Можно рекомендовать еще один способ переименования папок и файлов. Для этого следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть окно папки, в которой располагается переименовываемый объект.
  2. Выполнить два-три одиночных щелчка левой кнопкой мыши по имени объекта так, чтобы курсор начал мигать в поле имени.
  3. С использованием клавиатуры ввести новое имя объекта.
  4. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в пустом месте окна.

Перемещение и копирование папок и файлов

Перемещение и копирование папок и файлов может осуществляться двумя принципиально разными методами: буксировкой (перетаскиванием) и с использованием буфера обмена.

При перемещении и копировании объектов буксировкой следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть окно папки, из которой будет перемещаться или копироваться объект.
  2. Открыть окно папки, в которую будет перемещаться или копироваться объект.
  3. При необходимости разместить окна на экране так, чтобы оба были одновременно видны.
  4. При перемещении - буксировать (перетащить) значок объекта из окна одной папки в окно другой папки.
  5. При копировании - буксировать (перетащить) при нажатой клавише [Ctrl] значок объекта из окна одной папки в окно другой папки.

Перемещение и копирование папок и файлов можно производить также и буксировкой объектов правой кнопкой мыши. В этом случае необходимо после окончания буксировки в появившемся контекстном меню выбрать необходимую команду: Переместить или Копировать.

При перемещении и копировании объектов с использованием буфера обмена следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть окно папки, из которой будет перемещаться или копироваться объект.
  2. При перемещении - выделить перемещаемый объект и переместить его в буфер обмена одним из следующих способов:
    • щелкнуть по значку объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Вырезать;
    • выполнить команду Правка - Вырезать;
    • нажать кнопку Вырезать панели инструментов.
  3. При копировании - выделить копируемый объект и копировать его в буфер обмена одним из следующих способов:
    • щелкнуть по значку объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Копировать;
    • выполнить команду Правка - Копировать;
    • нажать кнопку Копировать панели инструментов.
  4. Открыть окно папки, в которую будет перемещаться или копироваться объект.
  5. Вставить объект из буфера обмена одним из следующих способов:
    • щелкнуть в пустом месте окна правой кнопкой мыши и выполнить команду Вставить;
    • выполнить команду Правка - Вставить;
    • нажать кнопку Вставить панели инструментов.

Копирование папок и файлов на дискеты может осуществляться еще одним способом. Для этого следует щелкнуть по значку объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Отправить - Диск 3,5 (А:).

Удаление папок и файлов

Удаление папок и файлов может осуществляться несколькими способами.

При первом способе следует выполнить следующие действия.

  1. Выделить значок объекта и нажать клавишу [Delete] на клавиатуре.
  2. В появившемся окне нажать кнопку Да.

При втором способе следует выполнить следующие действия.

  1. Щелкнуть по значку объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Удалить.
  2. В появившемся окне нажать кнопку Да.

При третьем способе следует буксировать значок удаляемого объекта на Рабочий стол на значок Корзина.

Восстановление удаленных папок и файлов. Настройка Корзины

Удаленные папки и файлы обычно не уничтожаются, а помещаются в специальную папку «Корзина».

Для восстановления случайно или ошибочно удаленных папок и файлов следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть специальную папку «Корзина».
  2. Щелкнуть по значку восстанавливаемого объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Восстановить.

При этом папка или файл восстановятся в той же папке, из которой были удалены.

Для восстановления удаленного объекта в любой произвольной папке следует его переместить в желаемую папку одним из способов, описанных выше.

Необходимо отметить, что папки и файлы, удаленные с дискеты, в специальную папку «Корзина» не помещаются и, следовательно, восстановлению не подлежат.

Во избежание проблем при восстановлении папок и файлов следует проверить и, при необходимости, изменить настройку параметров специальной папки «Корзина». Для этого необходимо щелкнуть по значку специальной папки «Корзина» правой кнопкой мыши и выполнить команду Свойства.

Диалоговое окно Свойства: Корзина

Рис. 8. Диалоговое окно Свойства: Корзина

В диалоговом окне Свойства: Корзина (рис. 8) следует обратить внимание на отсутствие отметки против команды Уничтожать файлы сразу после удаления, не помещая их в корзину. Если же такая отметка установлена, восстановить удаленные файлы будет невозможно. В этом же диалоговом окне можно настроить максимальный объем корзины. Рекомендуемый объем - 10... 15 % от размера жесткого диска.

Корзину рекомендуется периодически очищать. Это можно делать, выборочно удаляя из нее отдельные файлы и папки или полностью удаляя все содержимое. В первом случае следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть специальную папку «Корзина».
  2. Щелкнуть по значку удаляемого объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Удалить.
  3. В появившемся окне нажать кнопку Да.

В втором случае следует выполнить следующие действия.

  1. Щелкнуть по значку «Корзина» объекта правой кнопкой мыши и выполнить команду Очистить корзину.
  2. В появившемся окне нажать кнопку Да.

При желании файлы и папки можно удалять, не помещая их в корзину. Для этого можно воспользоваться любым способом удаления, однако любой из них необходимо выполнять при нажатой клавише клавиатуры [Shift].

Действия с группами папок и файлов

Перемещать, копировать и удалять можно не только отдельные папки и файлы, но и группы папок и файлов. Объединять в группу можно только файлы и папки, расположенные в одном окне. Для объединения файлов и папок в группу их требуется выделить.

Для выделения всех папок и файлов окна проще всего выполнить команду Правка - Выделить все.

Для выделения папок и файлов, расположенных в окне подряд один за другим, следует сначала выделить первый объект из группы, а затем выделить последний объект при нажатой клавише клавиатуры [Shift].

При выделении произвольной группы папок и файлов следует выделять их при нажатой клавише клавиатуры [Ctrl].

При выделении всех папок и файлов окна, кроме некоторых, следует сначала выделить объекты, не подлежащие выделению, а затем выполнить команду Правка - Обратить выделение.

Выделенную группу файлов можно перемещать, копировать, удалять любым из описанных выше способов.

Поиск папок и файлов

Для поиска папки или файла на ПК следует открыть Главное меню Windows и выполнить команду Поиск - Папки и файлы.

Поиск производится в окне Найти: Все файлы (рис. 9). Поиск папок и файлов может производиться по следующим признакам:

Искать можно по какому-либо одному признаку или по всем признакам одновременно. Результатом поиска может быть несколько объектов.

Из окна поиска файлы можно перемещать, копировать, удалять любым из способов, описанных выше

Создание и использование ярлыков

Ярлык - особого рода файл, предназначенный для быстрого открытия других файлов, папок и запуска программ. Ярлыки обычно размещают на Рабочем столе.

Для создания ярлыка следует выполнить следующие действия.

  1. Открыть окно папки, в которой расположен объект, для которого создается ярлык.
  2. Буксировать объект на Рабочий стол при нажатой правой кнопке мыши.
  3. После буксировки в появившемся контекстном меню выполнить команду Создать ярлык(и).

Ярлык можно переименовать как обычный файл.

При желании можно сменить значок ярлыка. Для этого следует выполнить следующие действия.

  1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по значку ярлыка и выполнить команду Свойства.
  2. В диалоговом окне Свойства:... перейти во вкладку Ярлык.
  3. Во вкладке нажать кнопку Сменить значок.
  4. В диалоговом окне Смена значка выбрать желаемый значок.
  5. В диалоговом окне Смена значка нажать кнопку ОК.
  6. В диалоговом окне Свойства:... нажать кнопку ОК.

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по значку ярлыка открывает окно объекта, для которого этот ярлык создан.

Переименование, изменение значка ярлыка, копирование, перемещение и даже его удаление никак не отражается на объекте, для которого он создан. Напротив, переименование или перемещение объекта может привести к тому, что ярлык не будет нормально работать. Удаление объекта, для которого создан ярлык, приводит к полной неработоспособности ярлыка.

Архивирование файлов

Архивирование7 - процесс уменьшения размера файлов для удобства их хранения и перемещения. Архивирование производят с помощью специальных программ-архиваторов. Среди многочисленных программ-архиваторов в последнее время наибольшей популярностью пользуется программа WinZip. Эта программа не входит в состав стандартных программ Windows и должна быть предварительно установлена на компьютер.

При архивировании файлов создается новый файл, который называют архивным. Архивный файл содержит один или несколько файлов в сжатом виде.

Для создания архивного файла следует выполнить следующие действия.

  1. Выделить файлы, подлежащие архивированию.
  2. Щелкнуть по выделенным значкам правой кнопкой мыши и выполнить команду Add to Zip.
  3. В окне Add в поле Add to Archive ввести имя создаваемого архивного файла.
  4. В раскрывающемся списке Action можно выбрать способ помещения файлов в архив: Add (добавление, копирование) или Move (перемещение).
  5. В раскрывающемся списке Compression можно выбрать степень сжатия файлов.
  6. В окне Add нажать кнопку Add или Move, в зависимости от выбранного способа помещения файлов в архив.
  7. Закрыть окно программы WinZip.

Для добавления файлов в существующий архив следует отбуксировать значок на значок архивного файла.

Для извлечения файлов из архива проще всего открыть архивный файл и отбуксировать извлекаемый файл из окна архивного файла в окно нужной папки.

2 В Windows 95/98 практически все действия могут быть выполнены различными способами. В данном учебном пособии приводятся только наиболее распространенные и удобные варианты действий с использованием окон специальной папки «Мой компьютер».

3 При переименовании файлов не рекомендуется изменять расширение имени файла.

4 При копировании объектов в папку другого логического диска клавишу (Ctrl) держать нажатой не требуется.

5 Для поиска файла с именем Письмо в ЗАО Заря.doc достаточно указать имя письмо.

6Поиск можно производить за последний период (несколько дней или месяцев) или за какой-то конкретный период (с одной даты до другой даты).

7 Используются также термины: «сжатие», «упаковка».