Автоматизация архивного дела. Процесс
В услуге организации электронного архива документов нуждаются крупные и средние компании. На первом этапе имеются документы текущей и прошедшей деятельности: сделки, договора, уставы, акты и их копии, версии, оригиналы на бумажных носителях, как правило, упорядоченные и классифицированные. Все переводится в электронный вид при помощи сканирования (потокового или ручного) и дальнейшего распознавания. В соответствии с внутренней структурой и связями строится архивное дело: присваиваются порядковые номера, заводится регистрационная карточка электронного документа, формируется уровень доступа и версионность. Автоматизация архива может включать заполнение карточки по атрибутам при унифицированном ведении архивного дела «до».
Автоматизация архивного дела на базе ELMA формируется при помощи сторонних программных средств: промышленное сканирование на соответствующем оборудовании, а его распознавание (на нескольких языках и режимах) при интеграции с программой верификации символов.
В конечном счете, автоматизация поддерживается за счет присвоения режимов (номенклатур) работы с документами, где указан уровень доступа, возможности удаления, функции предпросмотра, включения в фильтр при поиске, скорость (приоритет) заведения в архивное дело.
Решение задачи включает:
- Подготовительные работы по классификации имеющегося бумажного архива;
- Заведение РКК и версий электронных документов в ELMA (сканирование и перевод изображения в текст);
- Установка связей и заведение режимов доступа, безопасности, хранения, приоритета по обработке электронного документа
Также могут быть использованы дополнительные функции электронного архива документов:
- Мобильный и web-доступ для управления архивом: от удаления до заведения через WWW. Приемлемый вариант, для коммерческих фирм, с высокой скоростью документооборота;
- Автоматическое заполнение атрибутов для ряда номенклатур, типов. Для этого используется дополнительный плагин;
- Хранение графических образов: в соответствии с требованиями РосАрхива ряд предприятий обязан выполнять условие хранения оригиналов;
- Дешифрация данных на сервере, в связи с мерами повышенной безопасности.
В итоге получил систему электронного документооборота и архивного дела, обеспечивающую:
- Удобный и быстрый поиск по названию, атрибутам, содержанию текстовых версий;
- Формирование задач по электронным версиям;
- Отчетность по документообороту. Обозначение наиболее востребованных, формирование на основе анализа прав доступа, скорости обработки.
- Хранение истории работы по формированию, работе с элементами архива системы документооборота.