Все «ипостаси» портала для нас очень важны.
Создание единого информационного поля, упрощение работы с информацией и ускорение информационного обмена — такова одна из самых распространенных задач в географически распределенной компании. Как правило, для решения таких задач используются порталы, которые становятся средством интеграции бизнес-систем предприятия. О создании портала Банка России и его развитии рассказывает Олег Крупенко, начальник управления учреждения глобальной информационной системы банка.
Intelligent Enterprise: С какими проблемами сталкивался Банк России в области обмена информацией? Как принималось решение о создании портала?
Олег Крупенко: Главная особенность банка состоит в территориальной распределенности — наши отделения расположены во всех регионах страны. Внутри каждого региона у нас есть сеть подразделений, обеспечивающих расчетно-кассовые операции, так что сотрудники банка работают даже в очень небольших населенных пунктах. Чтобы объединить усилия всех этих людей для решения стоящих задач, нужно было создать соответствующую информационную систему. Раньше информационный обмен в банке осуществлялся посредством электронной почты и факсовых сообщений. Для этого у нас применялись собственные каналы связи, но такие методы очень ограниченно используют ИТ. После того как была создана IP-сеть для всех отделений банка, мы задумались об интернет-технологиях.
В основу нашей информационной системы легла технология порталов. К моменту начала проекта в 2000 году порталы еще только появлялись, но уже тогда мы поняли, что нам нужна именно эта технология, так как она изначально создавалась для работы в распределенной среде. По сути портальная технология пришла в корпоративные системы из области Интернета, и она больше всего отвечала нашим задачам — созданию единого информационного поля корпорации, когда сотрудники, находясь в самых удаленных частях страны, имели бы равные возможности доступа к данным и работы с ними и участвовали бы в информационном обмене и бизнес-процессах, требующих взаимодействия различных подразделений банка по всей России. Изначально ставилась задача, чтобы в системе могли работать все сотрудники банка, то есть она должна была быть рассчитана на 50 тыс. человек.
Решение о переходе на данную технологию принималось на самом высоком уровне — проект курировал первый заместитель председателя правления банка. Руководство очень внимательно следило за этим проектом, и создать такую систему без его помощи, «снизу», было бы очень тяжело.
Как вы подходили к выбору платформы и продукта?
Выбор был двухфазным — сначала мы выбирали саму технологию, а потом компанию, которой было бы по силам осуществить проект с учетом его масштабов. Рассматривались продукты IBM, Microsoft и еще нескольких менее известных разработчиков. Мы хотели выбрать такое решение, которое, на наш взгляд, еще долго существовало бы на рынке, то есть нужно было минимизировать риски инвестиций в проект. Таким образом, в процессе отбора остались компании, максимально устойчиво чувствующие себя на рынке, и в результате мы выбирали между IBM и Microsoft. Для масштаба корпорации больше подошло решение IBM WebSphere, поскольку, как мы поняли, из всех существующих аналогов оно наиболее мощное.
Всего в тендере принимали участие четыре системных интегратора с предложениями на различных платформах. В итоге генподрядчиком стала компания IBS, обладающая опытом реализации подобных проектов и имеющая территориальные отделения, что для нас особенно важно с учетом масштабов банка. К тому же решение IBS оказалось наиболее приемлемым и по цене.
Расскажите об этапах проекта и его сроках. Как проходило внедрение?
Конечно, процесс внедрения проходил непросто, поскольку система очень большая. Главным было не ошибиться с архитектурой, территориальной структурой решения и с тем набором функциональных возможностей, который получат пользователи. Поэтому первым этапом была разработка требований к системе, что заняло три-четыре месяца. Потом наступила фаза технико-рабочего проектирования, длившаяся примерно шесть-восемь месяцев. Ввод системы в эксплуатацию занял год. Мы создали систему и тестировали ее, готовили к вводу. Полтора года проходила опытная эксплуатация в отдельных «тестовых» подразделениях банка. И только затем портал заработал для всей компании — официально он был запущен в 2003 году. Тогда появились первые пользователи системы, а наиболее активное развитие портала пришлось на 2004 — 2005 годы.
Количество пользователей портала также росло постепенно. На сегодняшний день у системы порядка 14 тыс. зарегистрированных пользователей, из них активных — 12,5 тыс. Доступ к системе имеют все регионы России. Конечно, не любой сотрудник банка работает в ней, но это связано не с техническими возможностями, а с бизнес-логикой.
Портал изначально создавался как масштабируемая система — централизованный сложный программно-аппаратный комплекс. Система находится в Москве, и в связи с увеличивающимся количеством данных, циркулирующих в ней, и ростом числа пользователей возникли определенные требования, в первую очередь к телекоммуникационной инфраструктуре. Это объективный процесс, объем электронной информации внутри корпораций растет во всем мире. Но он ставит определенные проблемы неинфраструктурного характера. Например, сначала мы использовали довольно простые схемы поиска и навигации по порталу. Постепенно нам пришлось совершенствовать эти механизмы, и таких «эволюций» прошло уже несколько. Сейчас мы снова стоим перед подобной проблемой.
Расскажите, какие преимущества получили пользователи. Как используется портал в работе банка?
Наши целевые подразделения через портал информируют людей об изменениях в нормативно-правовой базе, о происходящих событиях. Очень часто он используется для коллективной работы, для развития проектных программ внутри банка, разработки документов. Ведь с его помощью это очень просто.
Кроме того, мы понимали, что портал не решает всех задач банка, и создали правила его интеграции с теми информационными системами, которые решают внутрибанковские задачи. Он стал средством интеграции с бизнес-системами банка, и сегодня определенные бизнес-задачи уже решаются с его использованием. Например, для работы банка очень важны задачи обработки и анализа финансовой информации, соответственно у нас есть мощные аналитические информационные системы. Портал позволяет организовать доступ к аналитической информации из единого источника, а это важная часть многих бизнес-процессов.
Активно используют портал подразделения, занимающиеся надзорной деятельностью. Он служит им инструментом сбора, обработки и представления необходимой информации. Таким образом, портал — это средство и информационной поддержки, и автоматизации бизнес-процессов, и организации коллективной работы. И все его «ипостаси» для нас очень важны.
Насколько проект по созданию портала повлиял на бизнес-процессы банка? Как проходило обучение сотрудников работе с ним?
Влияние есть, и оно положительное. Бизнес-процессы банка стали более оперативными, обмен информацией значительно ускорился, причём, с одной стороны, он остался контролируемым, а с другой стороны, организационные компоненты этого обмена стали менее заметны конечному пользователю. Человек работает в привычной среде, и для него бизнес-логика работы становится прозрачной. Система многое делает за человека, отпадает необходимость во множестве процедур, которые без портальной технологии пришлось бы выполнять какими-то другими методами.
Хотя я и сказал о том, что портал упрощает работу сотрудников банка, неподготовленному человеку такого рода инструменты использовать трудно. Но мы стараемся сделать его максимально простым для работы. И доказательством этому служит то, что у нас нет специальной программы обучения сотрудников. Интерфейс портала интуитивно понятен им. А есть у нас только «горячая» линия поддержки пользователей, в ее рамках мы пытаемся ответить на все их вопросы.
Портал — это многоликая система. Его можно настроить как очень простой для пользователя инструмент, а можно и как очень сложный. Например, у нас есть процедура публикации документа на портале, которая для большинства пользователей существует в упрощенном виде. И есть более сложная процедура, нужная ограниченному числу специалистов. Но они к сложной схеме переходят тогда, когда за счет сложности инструмента можно упростить свою работу. Процесс обучения происходит быстро, и люди самостоятельно овладевают нужными навыками. Хотя, конечно, без поддержки со стороны нашей службы работа с порталом вряд ли возможна, и мы стараемся помогать пользователям.
Портал — как живой организм, он становится все сложнее, у него появляется все больше новых возможностей, и костяк пользователей — 10 тыс. человек — постепенно учится работать с ними. Для тех, кто активно использует портал, это не является стрессом — ведь происходят не революционные, а эволюционные изменения, не одномоментные, а постепенные. Особенно учитывая, что мы вносим изменения в систему именно с учетом потребностей пользователей. Но при этом мы стараемся пропагандировать работу с порталом, проводим семинары, региональные встречи, рассказываем, что нового появляется на нём. Так что можно сказать, что наша пользовательская аудитория взрослеет вместе с нами, вместе с самим порталом.
Как вы оцениваете эффективность проекта по созданию портала?
Эффективность запрограммирована самим решением. Чем больше аудитория портала,
чем больше услуг он оказывает, тем выше его экономическая эффективность. В последнее
время количество услуг для пользователей удваивается каждые полтора года. Более
плавно идет процесс увеличения аудитории, хотя я думаю, в течение ближайших
двух-трех лет она тоже удвоится и таким образом половина всех работников банка
станет пользователями портала. Но задача не в том, чтобы все работали с порталом
— пусть его используют те, кому это действительно нужно. И то, что пока их число
растет только на 20—30% в год, объясняется объективными причинами. Есть телекоммуникационные
ограничения — рост количества пользователей может привести к тому, что качество
сервисов на региональном уровне будет падать. Поэтому существует специальная
процедура подключения сотрудников к порталу, и такое подключение происходит
только в том случае, если принимается решение, что сотруднику это действительно
нужно в его работе.
Кроме того, интеграция портала с другими бизнес-приложениями позволяет наращивать
его возможности не за счет собственных его технологий, а за счет этих систем.
И это дает очень хороший экономический эффект. Потому что в рамках других систем
банка уже не надо создавать аналогичные порталу инструменты, в качестве инфраструктуры
мы используем уже имеющийся портал.
Наконец, сейчас наличие портала сильно влияет на бизнес-процессы банка. Уже подразумевается, что он существует, и новые бизнес-процессы выстраиваются с учетом этого. Мы анализировали эффект от портала так: считали, сколько могли бы стоить аналогичные услуги для банка, если бы не было портального решения. В этом случае появилось бы множество систем, которые в каких-то моментах дублировали бы друг друга и друг друга использовали бы в очень небольшой степени. Наша оценка говорит о том, что хотя проект создания портала был дорогостоящим для банка, он окупил себя в течение двух лет эксплуатации. Сейчас он дает просто ощутимую выгоду. Да и стоимость ИТ-систем, интегрированных с ним, становится меньше, так как ряд сервисов для этих систем уже не нужно организовывать отдельно.
Кроме того, документооборот банка тоже переходит к технологии централизации, создается единое хранилище данных. И эта идеология централизации во многом возникла благодаря порталу. Потому что появилась единая точка доступа, возможность создать централизованную систему доступа для распределенной аудитории. То есть портал сыграл очень важную идеологическую роль в развитии ИТ-инфраструктуры банка.
Каковы планы дальнейшего развития портала?
Сама идеология портала подразумевает развитие по мере появления новых версий IBM WebSphere. С опозданием на три-четыре месяца после выхода новой версии мы, как правило, на нее переходим. Помимо прочего это позволяет нам расширять номенклатуру сервисов, что является одной из главных задач развития портала.
Сейчас служба эксплуатации занимается предоставлением услуг портала сотрудникам
банка, разрабатывает новые задачи для него. Наша задача — анализировать потребности
пользователей, обеспечивать сервисы для них и думать о том, как увеличить количество
услуг. А реализация этих задач и технологическая сторона поддержки работы портала
и его развития лежит на внешних подрядных организациях. Так, над самим порталом
кроме IBS работает компания TopS BI — она занимается дизайном, что очень важно,
так как от этого зависит удобство работы пользователей с ним. В нынешнем году
мы собираемся внедрить единый корпоративный дизайн.
Еще одно направление — интеграция со все новыми ИТ-системами банка. Это ставит
перед нами задачу развития средств персонализации. Сейчас они тоже есть, но
пока применяются в ограниченном масштабе. Пользователь может настроить рабочее
пространство, но не может самостоятельно его сформировать. Мы же хотим, чтобы
у каждого был уникальный персональный профиль пользователя.
В дальнейшем портал поможет полноценно реализовать на практике систему электронного документооборота и цифровой подписи. Хотя в какой-то степени мы уже используем ЭЦП, в целом мы только в начале пути и идем очень осторожно, потому что любая ошибка здесь чревата большим ущербом. Но когда технология ЭЦП будет применяться более широко, портал станет тем механизмом, с помощью которого мы сможем эффективно ее использовать.